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Cómo elaborar la mejor política BYOD para toda la empresa

Nebojsa

23 de enero de 2024 - Escritor invitado

Los modelos de trabajo flexible, a distancia e híbrido llevan bastante tiempo en el entorno empresarial, y la reciente crisis sanitaria los ha hecho aún más habituales. Esto ha planteado la cuestión del uso de dispositivos personales con fines laborales. Una de las estrategias más importantes que ha dado este debate se plasma en la política BYOD. 

Puede que pienses que se trata de otra palabra de moda, pero no es así. La política BYOD significa "Bring Your Own Device" (trae tu propio dispositivo) y es tan importante para las pequeñas empresas como para las grandes. 

Expliquemos este concepto con más detalle y veamos cómo aplicarlo.

 

¿Qué es una política BYOD?

 

Como hemos dicho, BYOD es el acrónimo de Bring-Your-Own-Device to work (trae tu propio dispositivo al trabajo). A medida que los modelos de trabajo se hacen más flexibles y los empleados empiezan a utilizar sus dispositivos con frecuencia, las empresas necesitan establecer ciertas normas. Es entonces cuando una política BYOD viene al rescate. Este conjunto de normas define las condiciones en las que los empleados pueden o no utilizar sus dispositivos con fines laborales. 

¿Sabías que más del 75% de los empleados utilizan sus smartphones para trabajar? Si lo piensas, no es tan extraño. La mayoría de nosotros tenemos al menos una aplicación relacionada con el trabajo instalada en nuestros teléfonos. Por lo general, se trata de alguna aplicación de chat, como Slack o Teams, y otra para el correo electrónico, como Gmail o Outlook. Para garantizar que estas aplicaciones y otras similares se utilizan de la forma más segura posible, era necesario implantar una política BYOD. 

 

¿Cuáles son las ventajas de esta política? 

 

Si le decimos que alrededor del 83% de las empresas están utilizando algún tipo de política BYOD, entonces debe haber algo beneficioso en ello, ¿verdad?

Las ventajas son muchas. Desde la reducción de costes hasta la mejora de la productividad, las empresas acogen el BYOD con los brazos abiertos. 

 

Reducir los costes de los recursos

 

Hoy en día es difícil encontrar una empresa que no ofrezca algún tipo de modelo de trabajo híbrido. Sin embargo, esto significa que la empresa tiene que aportar dinero extra para la instalación adicional de los empleados. Los nuevos portátiles no son un gasto menor, especialmente si la empresa carece de recursos. Por lo tanto, permitir que los empleados utilicen sus dispositivos parece una buena solución. 

Pero, para evitar problemas de seguridadlas empresas están introduciendo estrategias BYOD que definen las normas de uso de los dispositivos personales.

 

Mayor familiaridad y movilidad

 

La gente es un animal de costumbres. Por eso, todo el mundo prefiere trabajar en un entorno que le resulte familiar, y lo mismo ocurre con los dispositivos. Cuando los empleados están familiarizados con el dispositivo en el que trabajan, están más relajados y hacen el trabajo más rápido. Además, el BYOD ayuda a mejorar la movilidad de los empleados. Atrás quedaron los días en los que las personas estaban atrapadas en sus oficinas. El aumento de la movilidad trajo consigo la opción de trabajar mientras se viaja, por lo que poder utilizar un dispositivo personal es una gran ventaja. 

 

Mejorar los niveles de productividad de los empleados

 

Cuando los empleados pueden utilizar dispositivos personales, sus niveles de productividad mejoran. ¿Por qué? La respuesta es sencilla: los horarios de trabajo flexibles les permiten dejar el trabajo y retomarlo cuando son capaces de concentrarse más. Además, si hay plazos ajustados y el empresario por alguna razón no puede finalizar el trabajo en la oficina, también puede retomarlo después. 

 

Aumentar la protección del software

 

Uno de los aspectos más importantes regulados por la política BYOD se refiere a la protección del software. La política garantiza que el software de protección de terminales esté instalado y que todas las aplicaciones utilicen sus últimas versiones. Este es uno de los segmentos cruciales de la prevención de ciberataques, sobre todo porque los hackers pueden utilizar fácilmente aplicaciones y software obsoletos. Por lo tanto, si un dispositivo personal se utiliza para fines relacionados con el trabajo y no se actualiza con regularidad, podría convertirse en un blanco fácil. Con una política BYOD, estos casos se reducen al mínimo.

¿Tiene algún inconveniente la política BOYD?

 

Aunque parece que BYOD tiene muchas ventajas, toda moneda tiene dos caras, ¿verdad? También hay algunas desventajas y, como probablemente puedas adivinar, están relacionadas sobre todo con la seguridad. 

 

Mezclar información personal y profesional

 

Tanto las empresas como los empleados coinciden en que este es el mayor inconveniente del uso de BYOD. A menos que la TI de la empresa utilice el rastreo, las empresas no pueden saber qué sitios web visitan los empleados. Esto puede poner en peligro la seguridad de los datos. Por otro lado, los empleados también están en su derecho de querer evitar ser rastreados. Por eso muchas empresas han introducido las VPN. Durante las horas de trabajo, los empleados deben conectarse a la VPN de la empresa. Eso garantizará que el equipo informático tenga más control sobre lo que ocurre en los dispositivos personales.

 

Problemas con la gestión de contraseñas

 

Evitar las filtraciones de datos suele lograrse mediante la gestión de contraseñas. Si la empresa no cuenta con una política BYOD, los empleados pueden crear contraseñas débiles y poner en peligro la seguridad. Pero, cuando existe una política BYOD, todo el mundo dentro de la organización utiliza las mismas técnicas de contraseña. El equipo de TI se asegura de que todas las contraseñas sean lo suficientemente seguras y de que toda la empresa utilice la misma higiene de contraseñas. 

 

Dispositivos robados

 

Otra cuestión importante se deriva del hecho de que los dispositivos pueden perderse o ser robados. Dado que el empleado ha utilizado el dispositivo tanto para fines personales como profesionales, existe un mayor riesgo de revelar información confidencial. Si la empresa tiene una política BYOD, significa que ha establecido instrucciones claras sobre qué hacer en estos casos: cómo, cuándo y a quién informar.

Así que, ahora que conocemos los pros y los contras, veamos cómo pueden las empresas hacer la mejor política BYOD posible.

 

Cómo crear la mejor política BYOD

 

Todas las políticas BYOD tienen algunos puntos en común, pero es muy importante destacar que cada empresa tiene que crear la suya propia. Implementar esta política no significa simplemente copiar algo que ya existe en línea. Las empresas deben tener en cuenta su cultura, tamaño, necesidades de seguridad, comportamiento del empleador y mucho más. 

 

Las organizaciones deben tener muy en cuenta lo siguiente a la hora de establecer su propia política:

 

  • Considere el sector y el tamaño de la empresa
  • Tener en cuenta las implicaciones de aplicar una política BYOD
  • ¿Cuál es el nivel de control de seguridad deseado?
  • Decide qué dispositivos están permitidos

Considere el sector y el tamaño de la empresa

 

El sector y el tamaño de la empresa es uno de los factores más importantes a la hora de implantar una política BYOD. Si su empresa es pequeña, una política general que cubra algunas cuestiones básicas de seguridad será probablemente más que suficiente. Si, por el contrario, forma parte de una empresa de mayor tamaño, entonces es posible que desee considerar más procedimientos y una política orientada a los detalles. Por ejemplo, es importante tener en cuenta los procedimientos de incorporación y salida. 

Además, no todas las industrias requieren el mismo nivel de seguridad de los datos. Por ejemplo, sanidad o finanzas como ejemplo. Dado que manejan datos muy delicados y confidenciales, es crucial que estén protegidos si tus empleados acceden a ellos desde dispositivos personales.

Además de afectar al trabajo de las industrias sensibles a los datos, BYOD afecta también a otros campos. Por ejemplo, la política BYOD puede repercutir en la forma en que agencias de marketing B2B se comunican y colaboran con sus clientes. Comprender la política BYOD del cliente puede influir en la elección de las herramientas de comunicación, las plataformas y el enfoque general de la seguridad de la información.

 

Implicaciones de la implantación de una política BYOD

 

También es crucial comprender el impacto que esta política puede tener en el negocio. Eso debe revisarse de antemano. Puede que los empleados ya utilicen dispositivos personales, por lo que no se considerará un gran cambio. Pero, quizás algunos de ellos encuentren la política demasiado restrictiva y no quieran participar. En cualquier caso, todas estas opciones deben considerarse antes de poner nada en práctica. 

¿Cuál es el nivel de control de seguridad deseado?

 

Como hemos mencionado anteriormente, no todos los sectores necesitan el mismo nivel de control de seguridad. Pero, para aquellos que sí lo necesitan a niveles altos, es esencial evitar cualquier posible violación de datos. En estos casos, la política BYOD tendrá que ser más restrictiva y todas las normas deberán explicarse con claridad.  

 

Decide qué dispositivos están permitidos

 

Este es también un punto importante. Algunas empresas permiten el uso de portátiles personales. Pero simultáneamente restringen los teléfonos, o viceversa. Además, algunas adoptan la estrategia de establecer normas diferentes en lo que respecta al ciclo de vida de los dispositivos. Muchas organizaciones no permiten el uso de dispositivos personales para fines relacionados con el trabajo si el dispositivo tiene más de tres años. 

 

Además de decidir sobre los dispositivos, las empresas también pueden establecer restricciones en cuanto a las aplicaciones que pueden utilizarse o instalarse. Además, a veces se pide a los empleados que lleven el dispositivo al equipo informático para que puedan instalar las aplicaciones que proporcionen el nivel de seguridad necesario.

 

Conclusión

 

Crear una política eficaz de "Traiga su propio dispositivo" (BYOD) es primordial en el dinámico panorama laboral actual. panorama laboral actual. Una política bien estudiada no sólo garantiza la integración perfecta de los dispositivos personales, sino que también aborda los problemas de seguridad, promoviendo un entorno de trabajo productivo y seguro. Las actualizaciones periódicas y la formación de los empleados ayudarán a mantener la pertinencia de la política frente a la evolución de las tecnologías y las amenazas a la seguridad. En última instancia, una política BYOD exitosa en toda la empresa requiere la colaboración entre TI, RR.HH. y los empleados, alineando el uso de la tecnología con los objetivos de la organización. Al dar prioridad a la transparencia, la seguridad y la adaptabilidad, las empresas pueden aprovechar las ventajas de BYOD y minimizar los posibles inconvenientes.

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Política BYOD significa Bring-Your-Own-Device (Trae tu propio dispositivo) y es uno de los términos más utilizados cuando se trata de trabajo a distancia. Veamos cómo las empresas pueden crear la mejor política BYOD posible.
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