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GDPR, HIPAA, SOX 및 기타 수많은 위협적인 약어들 사이에서 규정 준수 규제 환경은 잠재적인 벌금과 법적 장애물로 가득한 지뢰밭으로 쉽게 지나칠 수 있습니다. 하지만 자동화는 이러한 위험한 지형을 탐색 가능한 통로로 바꿔줄 수 있습니다.
방법을 알아볼 준비가 되셨나요? 이 블로그에서는 규정 준수 자동화를 통해 시간과 비용뿐 아니라 정신 건강까지 지킬 수 있는 놀라운 방법을 소개합니다. 지금 바로 시작하세요!
규정 준수 자동화란 무엇인가요?
규정 준수는 거버넌스라는 큰 기계의 톱니바퀴와 같습니다, 위험 및 규정 준수 (GRC) 프레임워크의 톱니바퀴입니다. 거버넌스는 의사 결정의 주도권을 쥐고 적절한 사람이 올바른 선택을 하도록 보장합니다. 위험 관리는 잠재적인 위협과 씨름하여 위험이 발생하기 전에 이를 완화합니다. 한편 규정 준수는 조직이 외부 법률과 내부 정책을 모두 준수하면서 규칙을 준수하도록 보장합니다.
하지만 규정 준수에 신경을 써야 하는 이유는 무엇일까요? 규정 준수는 동종 업계 경쟁사 간의 경쟁을 공평하게 하고 고객과 파트너에게 명확한 기대치를 설정하기 때문입니다. 또한 AI 기반 기술을 활용한 자동화를 통해 핵심 규정 준수 작업을 간소화하여 규정집을 일일이 찾아볼 필요 없이 조직이 규정을 준수할 수 있도록 지원합니다.
규정 준수를 자동화해야 하는 이유
현실을 직시하세요: 규정 준수는 사라지지 않습니다. 오히려 더 복잡해지고 있습니다. 하지만 규정 준수가 필수라고 해서 반드시 어려움을 겪어야 한다는 의미는 아닙니다. 규정 준수를 자동화하는 것이 매우 효율적이고 규칙을 잘 지키는 로봇 조수를 두는 것과 같은 이유입니다:
향상된 정확도
인간은 세부 사항을 놓치고, 잊어버리고, 실수를 저지르는 등 오류를 범할 수 있습니다. 반면에 기계는 일관성이 있습니다. 정확한 알고리즘에 따라 모든 'i'는 점으로, 모든 't'는 선으로 표시합니다. 규정 준수 자동화를 사용하면 오류의 여지가 극적으로 줄어들어 규정 준수가 더 이상 도박이 아닌 보장으로 바뀝니다.
실시간 모니터링 및 보고
자동화 도구는 운영을 지속적으로 모니터링하여 규제 요건을 실시간으로 준수할 수 있도록 지원합니다. 잠들지 않고 끊임없이 이상 징후를 스캔하고 즉시 보고하는 감시자가 있다고 상상해 보세요. 이렇게 하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 문제가 더 큰 문제로 확대되기 전에 문제를 식별하고 해결할 수 있습니다.
간소화된 문서
산더미 같은 서류 작업과 작별하세요. 자동화를 통해 규정 준수 문서를 디지털화 및 정리하여 쉽게 액세스하고 검색할 수 있습니다. 2년 전의 특정 기록을 불러와야 하나요? 순식간에 해결됩니다. 이렇게 하면 효율성이 향상될 뿐만 아니라 문서가 항상 감사에 대비할 수 있습니다.
위험 관리 및 완화
자동화된 시스템은 다음을 수행할 수 있습니다. 위험 평가 지속적으로 위험을 평가하여 잠재적인 규정 위반 문제를 사전에 파악할 수 있습니다. 이러한 시스템은 패턴과 추세를 분석하여 위반을 예측하고 예방함으로써 사후 대응이 아닌 사전 예방적 솔루션을 제공할 수 있습니다.
원활한 통합
최신 자동화 도구는 기존 시스템과 원활하게 통합되어 규정 준수 확인이 일상적인 프로세스에 포함될 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 규정 준수가 추가적인 부담이 아니라 운영의 필수적인 부분이 되는 원활한 워크플로우가 만들어집니다. 자동화된 규정 준수라고 생각하면 됩니다.
간소화된 데이터 관리
방대한 시스템에서 민감한 데이터를 일일이 수동으로 추적하던 시대는 지났습니다. 자동화 도구는 데이터를 분류, 추적, 보호하는 기능을 갖추고 있습니다. 데이터를 안전하게 기능을 갖추고 있습니다. GDPR을 준수해야 하는 개인 데이터든 SEC의 감시를 받는 금융 정보든, 이러한 도구는 꼼꼼한 사서처럼 모든 것이 올바른 위치에 있는지 확인합니다. 사이버 보안 전문가.
규정 준수 자동화 시작하기
이제 규정 준수 자동화의 혁신적 힘을 확신했으니 이제 구현에 대한 전략을 세워야 할 때입니다. 다음은 규정 준수 프로세스에 자동화를 효과적으로 통합하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다:
반복 작업 식별
규정 준수 체계에서 가장 시간이 많이 걸리고 반복적인 작업을 파악하는 것부터 시작하세요. 이러한 업무는 자동화를 위해 우선적으로 해결해야 할 과제입니다. 문서 관리, 위험 평가 또는 규정 보고는 일반적으로 자동화가 가장 쉬운 작업입니다.
리소스 용량 파악
새로운 기술을 도입한다는 것은 단순히 새로운 시스템을 연결하고 지켜보는 것만이 아닙니다. 기술과 인력 측면에서 조직의 역량을 파악하고 접근 방식을 최적화하는 리소스 관리 기술을 적용하는 것이 중요합니다. 리소스 원활화은 여기서 매우 유용한 기법이 될 수 있습니다. 이러한 우선순위 영역에 집중하고 덜 중요한 작업은 사용 가능한 일정에 분산함으로써 이 접근 방식은 팀에 부담을 주거나 품질을 저하시키지 않고 촉박한 기한 내에 새로운 기술을 구현하는 데 도움이 될 수 있습니다.
적합한 도구 선택
시장에는 규정 준수 자동화 도구가 넘쳐나고 있으며, 각 도구는 규정 준수 문제를 해결할 수 있는 만병통치약이 될 것이라고 약속합니다. 하지만 핵심은 자신의 특정 요구 사항에 가장 적합한 도구를 선택하는 것입니다. 확장성, 사용자 친화적인 인터페이스, 강력한 지원 시스템을 제공하는 솔루션을 찾아보세요. 또한 도구가 기존 IT 인프라와 원활하게 통합되는지 확인하여 새로운 사일로가 생기지 않도록 하세요.
성공을 위한 명확한 지표 설정
자동화된 규정 준수 체제에서 성공이란 어떤 모습일까요? 명확하고 측정 가능한 목표를 설정하여 자동화 노력의 효과를 추적하세요. 이러한 지표에는 규정 준수 시간 단축, 비용 절감, 오류율 감소, 감사 결과 개선 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 지표를 정기적으로 검토하여 진행 상황을 평가하고 필요한 경우 조정하세요. 이러한 지속적인 개선 주기를 통해 규정 준수 프로세스를 개선하고 원하는 결과를 얻을 수 있습니다.
부대 훈련
규정 준수를 자동화한다고 해서 팀을 소홀히 하는 것은 아닙니다. 오히려 팀의 역량을 강화할 수 있는 기회입니다. 새로운 소프트웨어의 사용 방법뿐만 아니라 이 소프트웨어가 유용한 이유를 설명하는 포괄적인 교육 세션으로 시작하세요. 이러한 세션을 대화형과 참여형으로 만들고, 학습 과정을 게임화하여 흥미를 유지할 수도 있습니다. 또한 피드백과 제안을 위한 열린 커뮤니케이션 라인을 유지하세요. 이렇게 하면 전환이 쉬워지고 규정 준수 관행의 지속적인 개선을 수용하는 문화를 조성하는 데 도움이 됩니다.
자동화된 규정 준수 도구에 대한 액세스 제한
QR 기술 또는 이와 유사한 보안 액세스 메커니즘 을 도입하여 권한이 있는 사람만 자동화된 규정 준수 도구를 사용할 수 있도록 하세요. 이는 귀중한 규정 준수 절차에 잘못된 사람이 접근하는 것을 방지하는 것만이 아닙니다. 또한 모든 클릭을 추적할 수 있도록 하여 모든 작업을 수행자에게 추적할 수 있습니다. 이는 책임을 강화하고 내부자 위협을 사전에 차단할 수 있는 현명한 방법입니다. QR코드 또는 유사한 토큰을 생성하는 데 사용하는 소스가 다음과 같은지 확인하세요. 신뢰할 수 있는. 결국, 액세스 포털이 문제를 일으키는 백도어로 변질되는 것은 원치 않을 것입니다.
규정 준수 규칙 엔진 정기 업데이트
법률 및 규제 환경은 끊임없이 진화하고 있으며, 규정 준수 자동화 시스템도 이에 발맞춰야 합니다. 규정 준수 규칙 엔진을 정기적으로 업데이트하는 것이 중요합니다. 즉, 최신 규정 변경 사항과 내부 정책 업데이트를 지속적으로 제공해야 합니다. 이렇게 하면 규정 준수 자동화 도구가 항상 최신 요건에 맞게 조정되어 규정 준수 노력의 무결성과 관련성을 유지할 수 있습니다.
새로운 규정 준수 내러티브 수용하기
규정 준수가 번거로운 프로세스와 처벌에 대한 끊임없는 두려움에 시달리는 것을 의미하던 시대는 지났습니다. 자동화를 통해 규정 준수는 단순한 규정 준수가 아니라 비즈니스 전략의 역동적인 일부가 되었습니다. 규정 준수는 단순히 처벌을 피하는 것이 아니라 운영 역량을 강화하고 고객과의 신뢰를 구축하는 것이므로, 한때 골칫거리였던 것을 강점으로 전환할 수 있습니다.
저자 이름: 아마드 베니
