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Os modelos de trabalho flexíveis, remotos e híbridos já fazem parte do ambiente empresarial há algum tempo, e a recente crise de saúde tornou-os ainda mais comuns. Isso levantou a questão do uso de dispositivos pessoais para fins profissionais. Uma das estratégias mais importantes que esse debate trouxe à tona está incorporada na política BYOD.
Agora, você pode pensar que isso é mais um termo da moda, mas não é. A política BYOD significa “Traga seu próprio dispositivo” e é igualmente importante tanto para pequenas empresas quanto para grandes corporações.
Vamos explicar esse conceito com mais detalhes e ver como você pode colocá-lo em prática.
O que é uma política de BYOD?
Como já mencionamos, BYOD é a sigla para “Bring-Your-Own-Device” (traga seu próprio dispositivo) para o trabalho. À medida que os modelos de trabalho se tornam mais flexíveis e os funcionários passam a usar seus dispositivos com frequência, as empresas precisam estabelecer certas normas. É aí que uma política de BYOD entra em cena. Esse conjunto de regras define as condições em que os funcionários podem ou não usar seus dispositivos para fins profissionais.
Você sabia que mais de 75% dos funcionários usam seus smartphones para fins profissionais? Se pensarmos bem, isso não é nada estranho. A maioria de nós tem pelo menos um aplicativo relacionado ao trabalho instalado no celular. Normalmente, trata-se de algum aplicativo de bate-papo, como o Slack ou o Teams, e outro usado para e-mails – como o Gmail ou o Outlook. Para garantir que esses e outros aplicativos semelhantes sejam utilizados da maneira mais segura possível, foi necessário implementar uma política de BYOD.
Quais são os benefícios dessa política?
Se dissermos que cerca de 83% das empresas estão adotando algum tipo de política de BYOD, então deve haver algo de vantajoso nisso, certo?
Os benefícios são muitos. Desde a redução de custos até o aumento da produtividade, as empresas estão adotando o BYOD de braços abertos.
Redução dos custos com recursos
Hoje em dia, é difícil encontrar uma empresa que não ofereça algum tipo de modelo de trabalho híbrido. No entanto, isso significa que a empresa precisa destinar recursos financeiros extras para cobrir os custos adicionais dos funcionários. Novos laptops não são uma despesa insignificante, especialmente se a empresa não dispõe de recursos suficientes. Portanto, permitir que os funcionários utilizem seus próprios dispositivos parece ser uma boa solução.
Mas, para evitar problemas de segurança, as empresas estão adotando estratégias de BYOD que definem as regras segundo as quais os dispositivos pessoais podem ser utilizados.
Maior familiaridade e mobilidade
As pessoas são criaturas de hábitos. Por isso, todos preferem trabalhar em um ambiente familiar, e isso vale também para os dispositivos. Quando os funcionários estão familiarizados com o dispositivo em que estão trabalhando, ficam mais tranquilos e realizam o trabalho mais rapidamente. Além disso, o BYOD ajuda a melhorar a mobilidade dos funcionários. Já se foram os dias em que as pessoas ficavam presas em seus escritórios. O aumento da mobilidade trouxe a possibilidade de trabalhar durante viagens; portanto, poder usar um dispositivo pessoal é uma grande vantagem.
Aumentar os níveis de produtividade dos funcionários
Quando os funcionários podem usar dispositivos pessoais, seus níveis de produtividade aumentam. Por que isso acontece? A resposta é simples: horários de trabalho flexíveis permitem que eles se afastem do trabalho e voltem a ele quando estiverem mais concentrados. Além disso, se houver prazos apertados e o funcionário, por algum motivo, não conseguir concluir o trabalho no escritório, ele também poderá retomá-lo mais tarde.
Reforço da proteção de software
Um dos aspectos mais importantes regulamentados pela política de BYOD diz respeito à proteção de software. A política garante que o software de proteção de terminais esteja instalado e que todos os aplicativos estejam utilizando suas versões mais recentes. Esse é um dos pontos cruciais na prevenção de ataques cibernéticos, principalmente porque os hackers podem facilmente se aproveitar de aplicativos e softwares desatualizados. Portanto, se um dispositivo pessoal for utilizado para fins profissionais e não for atualizado regularmente, ele poderá se tornar um alvo fácil. Com a política BYOD em vigor, tais ocorrências são reduzidas ao mínimo.
Existem desvantagens na política BOYD?
Embora pareça que o BYOD traga muitos benefícios, toda moeda tem dois lados, não é mesmo? Também existem algumas desvantagens e, como você provavelmente já imaginou, elas estão, em grande parte, relacionadas à segurança.
Misturar informações pessoais e profissionais
Tanto as empresas quanto os funcionários concordam que essa é a maior desvantagem do uso do BYOD. A menos que o departamento de TI da empresa utilize sistemas de rastreamento, as empresas não têm como saber quais sites os funcionários estão acessando. Assim, isso pode comprometer a segurança dos dados. Por outro lado, os funcionários também têm o direito de não quererem ser rastreados. É por isso que muitas empresas adotaram redes VPN. Durante o horário de trabalho, os funcionários devem se conectar à VPN da empresa. Isso garantirá que a equipe de TI tenha mais controle sobre o que está acontecendo nos dispositivos pessoais.
Problemas com o gerenciamento de senhas
A prevenção de violações de dados geralmente é alcançada por meio do gerenciamento de senhas. Se a empresa não tiver uma política de BYOD em vigor, os funcionários podem criar senhas fracas e colocar a segurança em risco. Porém, quando há uma política de BYOD, todos na organização utilizam as mesmas técnicas de criação de senhas. A equipe de TI garante que todas as senhas sejam suficientemente fortes e que toda a empresa adote as mesmas práticas de segurança relacionadas a senhas.
Dispositivos roubados
Outra questão importante decorre do fato de que os dispositivos podem ser perdidos ou roubados. Como o funcionário utilizou o dispositivo tanto para fins pessoais quanto profissionais, há um risco maior de divulgação de informações confidenciais. Se a empresa tiver uma política de BYOD, isso significa que ela estabeleceu instruções claras sobre o que fazer nesses casos — como, quando e a quem comunicar o ocorrido.
Então, agora que conhecemos os prós e os contras, vamos ver como as empresas podem elaborar a melhor política de BYOD possível.
Como criar a melhor política de BYOD
Todas as políticas de BYOD têm alguns pontos em comum, mas é extremamente importante ressaltar que cada empresa precisa criar a sua própria. Implementar essa política não significa simplesmente copiar algo que já existe na internet. As empresas devem levar em consideração sua cultura, tamanho, necessidades de segurança, comportamento dos funcionários e muito mais.
As organizações devem levar em consideração cuidadosamente os seguintes aspectos ao estabelecerem sua própria política:
- Leve em consideração o setor e o porte da empresa
- Leve em consideração as implicações da implementação de uma política de BYOD
- Qual é o nível desejado de controle de segurança?
- Decida quais dispositivos são permitidos
Leve em consideração o setor e o porte da empresa
O setor de atuação e o porte da empresa são alguns dos fatores mais importantes na hora de implementar uma política de BYOD. Se você tem uma empresa pequena, provavelmente bastaria uma política geral que abranja algumas questões básicas de segurança. Se, no entanto, você faz parte de uma grande corporação, talvez seja recomendável considerar mais procedimentos e uma política mais detalhada. Por exemplo, é importante levar em consideração os procedimentos de integração e desligamento.
Além disso, nem todos os setores exigem o mesmo nível de segurança de dados. Veja, por exemplo, o setor de saúde ou setor financeiro como exemplo. Como lidam com dados muito sensíveis e confidenciais, é fundamental mantê-los protegidos caso seus funcionários estejam acessando-os em dispositivos pessoais.
Além de afetar o trabalho de setores que lidam com dados confidenciais, o BYOD também tem impacto em outras áreas. Por exemplo, a política de BYOD pode influenciar a maneira como as agências de marketing B2B se comunicam e colaboram com seus clientes. Compreender a política de BYOD do cliente pode influenciar a escolha das ferramentas de comunicação, das plataformas e da abordagem geral em relação à segurança da informação.
Implicações da implementação de uma política de BYOD
Também é fundamental compreender o impacto que essa política pode ter nos negócios. Isso deve ser analisado com antecedência. Talvez os funcionários já estejam usando dispositivos pessoais, de modo que isso não seja considerado uma grande mudança. Mas, talvez alguns deles considerem a política muito restritiva e não queiram aderir. De qualquer forma, todas essas opções devem ser levadas em conta antes de colocar qualquer medida em prática.
Qual é o nível desejado de controle de segurança?
Como mencionamos acima, nem todos os setores precisam do mesmo nível de controle de segurança. No entanto, para aqueles que precisam de um nível elevado de segurança, é essencial evitar qualquer possível violação de dados. Nesses casos, a política de BYOD terá que ser mais restritiva e todas as regras deverão ser explicadas com clareza.
Decida quais dispositivos são permitidos
Esse também é um ponto importante. Algumas empresas permitem o uso de laptops pessoais, mas, ao mesmo tempo, restringem o uso de celulares, ou vice-versa. Além disso, algumas estão adotando a estratégia de estabelecer regras diferentes no que diz respeito ao ciclo de vida dos dispositivos. Muitas organizações não permitem o uso de dispositivos pessoais para fins profissionais se o dispositivo tiver mais de três anos.
Além de decidir quais dispositivos serão utilizados, as empresas também podem estabelecer restrições quanto aos aplicativos que podem ser usados ou instalados. Além disso, às vezes os funcionários são obrigados a levar o dispositivo à equipe de TI para que esta possa instalar os aplicativos que garantirão o nível necessário de segurança.
Conclusão
A criação de uma política eficaz de “Traga seu próprio dispositivo” (BYOD) é fundamental no cenário dinâmico atual cenário de trabalho atual. Uma política bem elaborada não apenas garante a integração perfeita de dispositivos pessoais, mas também aborda questões de segurança, promovendo um ambiente de trabalho produtivo e seguro. Atualizações regulares e treinamento dos funcionários ajudarão a manter a política relevante diante da evolução das tecnologias e das ameaças à segurança. Em última análise, uma política de BYOD bem-sucedida em toda a empresa requer colaboração entre TI, RH e funcionários, alinhando o uso da tecnologia aos objetivos organizacionais. Ao priorizar a transparência, a segurança e a adaptabilidade, as empresas podem aproveitar os benefícios do BYOD e, ao mesmo tempo, minimizar possíveis desvantagens.
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